ما هو احتيال الفواتير ولماذا ينبغي أن تهتم شركتك به
تدفع معظم الشركات مئات أو آلاف الفواتير كل شهر. وفي مكان ما وسط هذا الحجم، تبدو فاتورة واحدة مختلفة قليلًا. اسم المورّد مألوف. والمبلغ يبدو معقولًا. والتنسيق يطابق ما اعتادت الحسابات الدائنة رؤيته. ومع ذلك فالفاتورة ليست كما تبدو.
هذا هو احتيال الفواتير، وهو من أكثر الطرق شيوعًا التي تخسر بها الشركات أموالها من دون أن تدرك ذلك إلا بعد أن تكون الأموال قد ذهبت.
ما هو احتيال الفواتير؟
احتيال الفواتير هو استخدام فاتورة مزيفة أو معدَّلة أو مكررة لخداع شركة كي تدفع مبلغًا لا ينبغي أن تدفعه. وقد يتضمن فاتورة مختلقة بالكامل لسلع أو خدمات لم تُسلَّم قط، أو فاتورة حقيقية غُيِّرت بياناتها المصرفية، أو الفاتورة نفسها مقدَّمة مرتين باختلافات طفيفة مصممة لتفلت من المراجعة.
في جوهره، احتيال الفواتير مخطط قائم على الخداع والثقة. فالمحتالون يعتمدون على أن فرق الحسابات الدائنة منشغلة، وأن حجم الفواتير كبير، وأن معظم المراجعين لا يتسع وقتهم للتحقق من كل تفصيل في كل فاتورة. ولا يلزم أن يكون المخطط معقدًا. يكفي أن يبدو عاديًا بما يكفي لاجتياز إجراءات الموافقة المعتادة.
ولا يقتصر احتيال الفواتير على المجرمين من الخارج. فالموظفون والمتعاقدون وحتى المورّدون الشرعيون قد يرتكبون احتيال الفواتير عبر الفوترة الزائدة أو تضخيم الساعات أو اختلاق الرسوم. والخيط المشترك في كل صور المخطط هو التفاوت بين ما تدّعيه الفاتورة وما حدث فعلًا.
لتفصيل أعمق عن كيفية عمل هذه المخططات من البداية إلى النهاية، راجع احتيال الفواتير: كيف يعمل، وكيف تكتشفه، وكيف تتوقف عن دفعه.
كيف يعمل احتيال الفواتير
يتبع احتيال الفواتير عادةً نمطًا متشابهًا، أيًّا كان شكله.
- أولًا، يجمع المحتال المعلومات. وقد تأتي من رسالة تصيّد إلكتروني أو حساب مورّد مخترَق أو موقع عام أو بحث بسيط في طريقة تعامل الشركة مع حساباتها. ومعرفة اسم المورّد ومبلغ الفاتورة المعتاد وجدول الدفع كثيرًا ما تكفي لبناء مستند مزيف مقنع.
- ثانيًا، يخلق المحتال إحساسًا بالاستعجال. فقد تدّعي رسالة أن الدفعة متأخرة، أو أن حسابًا مصرفيًا تغيّر قبل فاتورة قادمة، أو أن شحنة ستتأخر ما لم تُدفع فورًا. ويثني الاستعجال عن التدقيق الذي كان سيكشف الاحتيال عادةً.
- ثالثًا، تُقدَّم الفاتورة أو طلب الدفع عبر قناة تبدو شرعية. وقد تكون رسالة بريد إلكتروني تحاكي عنوان مورّد حقيقي بدقة، أو مكالمة هاتفية ينتحل فيها المتصل صفة أحد العاملين في الإدارة المالية لدى المورّد، أو فاتورة تُدسّ ضمن دفعة أوراق عادية.
- رابعًا، إذا اعتُمد الطلب، تنتقل الأموال إلى حساب يسيطر عليه المحتال بدلًا من المورّد الحقيقي. وبحلول الوقت الذي يلاحظ فيه أحد وجود تباين، يكون استرداد المال صعبًا أو مستحيلًا في الغالب.
ولهذا تفوق أهمية الوقاية أهمية الكشف بعد وقوع الحدث بكثير. فاسترداد الأموال بعد نفاذ دفعة احتيالية نادرًا ما يكون يسيرًا، وكثير من الشركات لا ترى أموالها مرة أخرى.
الأنواع الشائعة لاحتيال الفواتير
يتخذ احتيال الفواتير صورًا عدة، وتصادف الشركات من كل الأحجام أكثر من صورة منها.
- فواتير المورّدين المزيفة: يختلق المحتال مورّدًا غير موجود، أو ينتحل صفة مورّد حقيقي، ويقدّم فاتورة لسلع أو خدمات لم تُقدَّم قط. وإذا لم يتحقق أحد من أمر الشراء أو سجل التسليم، فقد تمر الفاتورة عبر الموافقة دون أن يلاحظها أحد.
- الفواتير الشرعية المعدَّلة: تُعترض فاتورة حقيقية من مورّد حقيقي وتُحرَّر قبل أن تصل إلى الحسابات الدائنة. فتتغير الإجماليات أو مبالغ الضريبة أو البنود، وغالبًا بمبالغ صغيرة بما يكفي لتفادي إطلاق مراجعة.
- تغيير الحساب المصرفي وتفاصيل الدفع: هذا من أكثر صور احتيال الفواتير كلفة. يتصل المحتال بالحسابات الدائنة منتحلًا صفة مورّد ويطلب أن تذهب الدفعات المستقبلية إلى حساب مصرفي جديد. وبمجرد إجراء التغيير، ترسل كل فاتورة لاحقة المال مباشرة إلى المحتال.
- الفواتير المكررة: تُقدَّم الفاتورة نفسها، أو نسخة معدَّلة قليلًا منها، أكثر من مرة. وكثيرًا ما يغيّر المحتالون رقم الفاتورة أو يعدّلون التاريخ أو يعبثون بالإجمالي بما يكفي لتفادي فحص بسيط للتكرار.
- الفوترة الزائدة والفواتير المضخّمة: يضخّم مورّد أو متعاقد شرعي الفاتورة بساعات إضافية أو رسوم غير مصرح بها أو أسعار أعلى من المتفق عليه. ولأن علاقة المورّد حقيقية، قد يمر هذا النوع من الاحتيال دون ملاحظة طويلًا.
- اختراق البريد الإلكتروني للأعمال (BEC): يحصل المحتالون على وصول إلى حساب البريد الإلكتروني لمورّد أو مسؤول تنفيذي، ثم يستخدمونه لإرسال طلبات دفع أو فواتير مقنعة ببيانات مصرفية معدَّلة. ولأن الرسالة تبدو صادرة من مصدر موثوق، يقل احتمال أن يشكك الموظفون فيها.
- مخططات الفواتير القائمة على التصيّد: يرسل المحتالون رسائل تبدو كأنها من مورّد معروف، تطلب من المتلقي النقر على رابط أو تأكيد بيانات الحساب أو اعتماد دفعة عاجلة. وكثيرًا ما تحاكي هذه الرسائل العلامة التجارية الحقيقية بدقة كافية لتمر من نظرة سريعة.
لنظرة أدق على كيفية ظهور هذه المخططات في العمل اليومي للحسابات الدائنة، راجع الفواتير الاحتيالية غالبًا ما تشترك في هذه المؤشرات المبكرة و علامات التحذير من احتيال الفوترة المخفية في الفواتير والإيصالات.
لماذا أصبح اكتشاف احتيال الفواتير أصعب
كان احتيال الفواتير أسهل في الاكتشاف سابقًا. فالتنسيق الغريب والأخطاء الإملائية الواضحة والشعارات غير المتطابقة كانت دلائل شائعة. وهذا يتغير.
يستخدم المحتالون الآن أدوات متاحة بسهولة، منها الذكاء الاصطناعي، لإنتاج فواتير تبدو أنيقة ومتسقة. فقد تحمل الفاتورة المصطنعة التخطيط الصحيح وبنودًا معقولة وتنسيقًا نظيفًا، دون أن تقف خلفها معاملة حقيقية واحدة. ويمكن لهذه المستندات أن تجتاز فحصًا بصريًا سريعًا بل وأن تعبر التحقق الأساسي من البيانات، لأن الأرقام تتطابق والتنسيق يبدو سليمًا.
وفي الوقت نفسه يستمر حجم الفواتير في النمو. فمزيد من الموردّين ومزيد من نشاط الشراء ومزيد من دورات الدفع الآلية تعني وقتًا أقل لتلقى كل فاتورة نظرة متأنية. والاحتيال يزدهر في هذا النوع من الإنتاجية العالية.
وكثير من الأدوات التي تستخدمها الشركات أصلًا لم يُبنَ لالتقاط ذلك. فبرامج المطابقة تفحص ما إذا كانت الفاتورة تتوافق مع أمر شراء. وبرامج OCR تستخرج البيانات الموجودة على الصفحة. ولا يتحقق أي منهما مما إذا كان المستند نفسه قد عُدِّل أو كُرِّر أو وُلِّد. وهذه الفجوة هي بالضبط الموضع الذي يعيش فيه احتيال الفواتير الحديث.
لمزيد عن هذا التحول، راجع احتيال الذكاء الاصطناعي يتحسن، لكن المستندات ما زالت تفلت و كيف تكشف الإيصالات المولّدة بالذكاء الاصطناعي والفواتير المصطنعة.
لماذا ينبغي أن تهتم شركتك باحتيال الفواتير
يسهل التقليل من شأن احتيال الفواتير إلى أن يقع. وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعله يستحق اهتمامًا حقيقيًا من القيادة، لا من الحسابات الدائنة وحدها:
- الخسارة المالية المباشرة: كل فاتورة احتيالية تُدفع هي مال يغادر الشركة مقابل لا شيء. وخلافًا لكثير من صور الخسارة الأخرى، يتعذر عادةً استرداد هذا المال بمجرد وصوله إلى حساب المحتال.
- يتسع مع النمو: كلما زاد عدد الموردّين والعقود والمعاملات التي تديرها الشركة، زادت الفرص أمام فاتورة احتيالية لتندمج بينها. فالنمو يزيد التعرض للمخاطر ما لم تنمُ الضوابط معه.
- الإضرار بالسمعة وبثقة الموردّين: عندما يتضمن احتيال الفواتير علاقة مورّد مخترَقة، فقد يجهد ذلك العلاقة حتى لو كان المورّد ضحية أيضًا. وإعادة بناء الثقة وإعادة التحقق من تفاصيل الدفع عبر قائمة الموردّين يستغرقان وقتًا وجهدًا.
- التعرض للتدقيق والامتثال: قد تثير الضوابط الضعيفة حول الموافقة على الفواتير وتغييرات الدفع أسئلة أثناء التدقيق، وخاصة بشأن الفصل بين المهام وتغييرات ملف المورّدين الرئيسي وتفويض الدفع.
- نادرًا ما يحدث مرة واحدة: الشركة التي تُستهدف بنجاح كثيرًا ما تُستهدف مرة أخرى. فالمحتالون يتبادلون المعلومات حول الشركات ذات عمليات التحقق الضعيفة، ومخطط ناجح واحد قد يستدعي محاولات متكررة.
لنظرة أدق على ما يبدو عليه ذلك عمليًا، راجع حالات احتيال فواتير حقيقية: الأنماط الشائعة وما كلفته.
علامات التحذير من احتيال الفواتير
تظهر أنماط معينة مرارًا وتكرارًا في حالات احتيال الفواتير. لا يثبت أي منها وحده وجود احتيال، لكن أيًّا منها ينبغي أن يستدعي نظرة أدق:
- طلب تغيير الحساب المصرفي أو تفاصيل الدفع، وخاصة إذا وصل عبر البريد الإلكتروني
- ضغط للدفع بسرعة أو لتجاوز إجراءات الموافقة المعتادة
- اختلافات طفيفة عن صيغة فاتورة المورّد المعتادة، مثل موضع جديد للشعار أو خط أو تخطيط مختلف
- رقم فاتورة أو مبلغ أو تاريخ يشبه إلى حد كبير فاتورة دُفعت بالفعل
- مورّد جديد بوثائق محدودة أو جهة اتصال غير واضحة
- أرقام مستديرة أو مبالغ تقع أسفل حد الموافقة بقليل
- عناوين بريد إلكتروني تبدو صحيحة تقريبًا لكنها تتضمن تغييرًا صغيرًا، مثل حرف مبدَّل أو نطاق مختلف
- حسابات لا تتسق بدقة بين البنود والضريبة والإجمالي، حتى لو بدا الرقم النهائي صحيحًا
إن تدريب موظفي الحسابات الدائنة على التعرف على هذه الإشارات مفيد، لكنه ليس حلًا كاملًا وحده. فالناس منشغلون، وحجم الفواتير كبير، وحتى المراجعون الحريصون تفوتهم التعديلات الدقيقة. ولهذا تجمع أقوى البرامج بين توعية الموظفين وفحوص منهجية على كل فاتورة، لا على تلك التي تبدو مشبوهة وحدها.
كيف تمنع احتيال الفواتير
يجمع نهج الوقاية العملي عادةً بين عدة طبقات من الحماية.
- تحقق من تغييرات المورّدين بشكل مستقل: ينبغي تأكيد أي طلب لتغيير البيانات المصرفية أو بيانات الاتصال عبر رقم هاتف أو جهة اتصال معروفة، لا عبر التفاصيل الواردة في الطلب نفسه.
- أبقِ ضوابط المطابقة والموافقة قائمة: تظل مطابقة أوامر الشراء وحدود التفاوت والفصل بين المهام مفيدة. فهي تلتقط أخطاء التسعير وبعض حالات عدم التطابق الواضحة، وإن لم تُصمَّم أصلًا لتوثيق مستند.
- أضف فحصًا على مستوى المستند: لأن ضوابط المطابقة والموافقة تفحص البيانات لا المستند نفسه، فإن كثيرًا من الفواتير الاحتيالية تمر دون مساس. وفحص ملف الفاتورة الفعلي بحثًا عن علامات التحرير أو التكرار أو التوليد الاصطناعي يسد تلك الفجوة قبل صرف الدفعة.
- راقب المتكررات التقريبية، لا المطابقات التامة وحدها: نادرًا ما يعيد المحتالون تقديم فاتورة دون تغيير. وعملية كشف للمتكررات التقريبية تقارن المحتوى والبنية، لا أرقام الفواتير وحدها، تلتقط عددًا أكبر من هذه المحاولات.
- درّب الموظفين على أساليب الاستعجال: بما أن كثيرًا من احتيال الفواتير يعتمد على خلق ضغط للتصرف بسرعة، فإن تعليم الموظفين التمهل والتحقق من كل ما يُوسَم بالعاجل يحدث فرقًا كبيرًا.
- راجع الفواتير عالية الخطورة قبل الدفع، لا بعده: التدقيقات اللاحقة للدفع مفيدة للتعلم، لكنها لا تمنع خروج المال أصلًا. وأعلى نقطة قيمة لاكتشاف الاحتيال هي قبل صرف الدفعة.
للحصول على قائمة تحقق خطوة بخطوة يمكن لفرق الحسابات الدائنة تطبيقها، راجع قائمة التحقق من منع احتيال الفواتير للحسابات الدائنة. وللحصول على إرشادات حول علامات التحذير على مستوى المستند تحديدًا، راجع كشف احتيال الفواتير: 9 إشارات مخفية في المستند لا في البيانات.
احتيال الفواتير مقابل أنواع الاحتيال الأخرى
يُجمَع احتيال الفواتير أحيانًا مع مصطلحات ذات صلة، لكن الفروق مهمة لكيفية استجابة الشركة.
احتيال الدفع فئة أوسع تشمل احتيال الفواتير إلى جانب الاحتيال بالتحويلات البنكية والاحتيال بالبطاقات وغيرها من المخططات التي تستهدف حركة الأموال. أما احتيال الفواتير فيتضمن تحديدًا مستندًا، هو الفاتورة نفسها، كأداة للخداع.
قد يتداخل احتيال المورّدين مع احتيال الفواتير لكنه يشمل أيضًا قضايا مثل مخططات العمولات غير المشروعة أو تضارب المصالح التي لا تتضمن دائمًا فاتورة احتيالية.
أما احتيال المصروفات، الذي يتعلق بتقارير مصروفات الموظفين لا بفواتير المورّدين، فيتبع منطقًا مشابهًا لكنه يظهر في جزء مختلف من الشركة. ولمزيد عن مقارنته، راجع احتيال الإيصالات: الدليل الكامل لفرق المصروفات والمالية.
الأسئلة الشائعة
ما هو احتيال الفواتير بعبارات بسيطة؟
احتيال الفواتير هو أن يستخدم شخص ما فاتورة مزيفة أو معدَّلة أو مكررة لإقناع شركة بدفع مال ما كان ينبغي أن تدفعه.
من يرتكب احتيال الفواتير؟
قد يأتي من مجرمين خارجيين ينتحلون صفة مورّد، أو من حساب مورّد مخترَق، أو من موظف داخلي أو متعاقد أو مورّد يضخّم فاتورة شرعية.
ما مدى شيوع احتيال الفواتير؟
هو من أكثر أنواع الاحتيال تكرارًا التي تواجهها الشركات، ويزداد احتمال وقوعه مع زيادة حجم الفواتير وعدد الموردّين وسرعة الدفع.
ما الفرق بين احتيال الفواتير وخطأ الفوترة؟
خطأ الفوترة غير مقصود. أما احتيال الفواتير فيتضمن خداعًا متعمدًا مصممًا لانتزاع دفعة ما كانت الشركة لتدفعها لولاه.
هل يمكن أن يحدث احتيال الفواتير حتى مع وجود نظام مطابقة أوامر الشراء؟
نعم. تؤكد أنظمة المطابقة أن الأرقام تتوافق مع أمر الشراء. لكنها لا تؤكد أن مستند الفاتورة نفسه أصلي، ولهذا يمكن للفواتير الاحتيالية أن تجتاز فحوص المطابقة.
ماذا ينبغي أن تفعل الشركة إذا اشتبهت في احتيال الفواتير؟
أوقف الدفعة، وتحقق من الطلب عبر جهة اتصال مستقلة ومعروفة، ووجّه الفاتورة إلى مراجع مخصص قبل صرف أي أموال.
تبدأ حماية شركتك قبل صرف الدفعة
احتيال الفواتير لن يختفي، والأساليب وراءه تتطور باستمرار. والشركات التي تدير المخاطرة جيدًا ليست تلك التي تلتقط كل فاتورة احتيالية بالمصادفة. بل هي التي بنت عملية لالتقاطها عن قصد، قبل أن يغادر المال الشركة.
يفحص Docklands الفواتير والإيصالات على مستوى المستند، ويتحقق من التعديلات والتكرارات والتوليد الاصطناعي وغيرها من العلامات التي تدل على أن الفاتورة ليست كما تدّعي، قبل اعتماد الدفع. ويعمل جنبًا إلى جنب مع أنظمة الحسابات الدائنة وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) القائمة بدلًا من استبدالها.
لترى كيف يندرج الفحص على مستوى المستند في سير عمل الحسابات الدائنة، زر صفحة الحسابات الدائنة أو احجز مكالمة لنستعرض معًا كيف ينطبق على حجم فواتيرك.